Kỹ năng tổ chức công việc & xây dựng chiến lược là một trong các kỹ năng cần thiết đối với mỗi cá nhân. Vậy làm thế nào để xây dựng một kế hoạch tốt và hiệu quả? Cùng lúc đó, cách để thực thi, tổ chức theo chiến lược tốt nhất là gì?
Mục lục
Thế nào là kỹ năng lập kế hoạch & tổ chức công việc?
1.1 Xây dựng kế hoạch
Lên kế hoạch là xác định các mục đích cần đạt được cho cá nhân hoặc tổ chức trong một khoảng thời gian rõ ràng. Sau đó, dựa trên kế hoạch mà tiếp tục đề ra các kế hoạch và phương pháp để đạt được mục tiêu. Ngoài những điều ấy ra, việc lập kế hoạch còn được hiểu là chọn lựa trước một giải pháp để hành động trong tương lai trên cơ sở đã xác định được mục tiêu & phương pháp.
Xây dựng chiến lược
1.2 Tổ chức công việc
Tổ chức công việc là công đoạn bố trí các nguồn lực, nhất là nguồn nhân công để hoàn thành chiến lược. Các công ty mong muốn hoạt động hiệu quả, thành công thì phải tổ chức tốt công việc nội bộ. Khai triển các chiến lược một cách có quy chuẩn, phối hợp đồng bộ giữa các phòng ban giúp nhà quản lý đơn giản đánh giá các hoạt động.
Tổ chức công việc
Như vậy, kỹ năng lên kế hoạch & tổ chức công việc là rất cần thiết đối cho mỗi người & doanh nghiệp. Phân chia các đầu việc càng cụ thể, rõ ràng thì năng lực thực hiện hóa những mục tiêu càng lên cao. Làm việc 1 cách có trình tự, khoa học, bạn sẽ hoàn thành tốt hơn mà không bỏ sót các yếu tố quan trọng nào cả. biết được cách tổ chức công việc sẽ giúp tận dụng tối đa các nguồn tài nguyên sẵn có.
>>> Xem thêm: Kỹ Năng Mềm Là Gì? Vai Trò Của Kỹ Năng Mềm Trong Công Việc Và Cuộc Sống
Tầm quan trọng của kỹ năng tổ chức công việc và xây dựng ý tưởng
2.1 Vai trò của xây dựng chiến lược
Xây dựng ý tưởng là một phương pháp để tối ưu thời gian mặc dù vậy vẫn hoàn thành tốt các nhiệm vụ. Thông qua quy trình xây dựng kế hoạch, bạn xác định được những gì nên ưu tiên làm trước, việc gì để sau. ngoài những điều ấy ra, kỹ năng Xây dựng ý tưởng sẽ giúp bạn:
- Bố trí hợp lý công việc theo thứ tự khoa học, không bị chồng chéo.
- Giúp tổ chức, cá nhân ứng phó linh động với những tình huống bất định.
- Theo dõi và định hướng cho người có nhiệm vụ quản lý, nhân viên cùng đạt được mục tiêu chính.
- Xây dựng kế hoạch nhằm giảm bớt những trùng lặp, lãng phí trong quá trình thực hiện công việc.
- Lên ý tưởng phối hợp với các nguồn tiềm lực khác để đẩy nhanh quá trình hoàn thành mục tiêu.
- Các thành viên của tổ chức nắm rõ nhiệm vụ cần phải làm để thực hiện hóa mục tiêu trong thời gian ngắn nhất.
- Hình thành các tiêu chuẩn để dùng trong lúc kiểm tra, từ đó có quyền quyết định, phương án đúng đắn.
Nhiệm vụ của lập kế hoạch
2.2 Vai trò của việc tổ chức công việc
Tổ chức công việc là một trong những chức năng thiết yếu trong vận hành công ty. mục tiêu của hoạt động này nhằm đảm bảo sắp đặt, phối hợp hợp lý giữa các bộ phận. thêm nữa, tổ chức công việc còn đóng những vai trò như sau:
- Thiết lập các chiến lược, trật tự chi tiết trong công việc, cuộc sống hàng ngày để dễ kiểm soát.
- Công bố các mục tiêu bền vững và ngắn hạn thích hợp với tình hình của công ty.
- Tận dụng tối đa các nguồn lực sẵn có, hạn chế lãng phí, tiết kiệm thời gian.
- Phân bổ công việc, vận hành các hoạt động một cách suôn sẻ, đảm bảo tiêu chuẩn.
- Tổ chức công việc hợp lý giúp cho bạn giải quyết các sai lầm phát sinh hiệu quả.
- Đơn giản trong việc kiểm tra, nhận xét, làm chủ tiến độ, đảm bảo chất lượng công việc.
Nhiệm vụ của việc tổ chức công việc
Một số hoạt động căn bản của kỹ năng tổ chức công việc
Tổ chức công việc hiệu quả bao gồm các hoạt động bổ ích
>>> Xem thêm: Kỹ năng mềm giải quyết xung đột trong môi trường công sở
1. Kỹ năng tổ chức mang thuộc tính vật lý
Loại kỹ năng này không những là bố trí bàn làm việc gọn gàng mà còn gồm cách trang trí phòng làm việc. Một nơi làm việc không được đầu tư kỹ lưỡng sẽ gây hiệu ứng tiêu cực, phung phí thời gian, không hoàn thành mục tiêu hay thậm chí mất người tài. một số hoạt động căn bản như:
- Quản trị hệ thống
- Chú ý đến chi tiết
- Tư duy sáng chế
- Xử lý chi tiết
- Xác định vấn đề
- Phân tích nguồn lực
- Phân tích quá trình làm việc…
2. Kỹ năng lập kế hoạch:
Nếu không có kế hoạch, mục đích chỉ là “ước mơ”. Với mọi dự án, Xây dựng ý tưởng có nghĩa là dự tính các nguồn lực cần thiết và thời gian quan trọng để triển khai. Nếu quan trọng, việc điều chỉnh dựa trên tình hình thực tế sẽ giúp ích cho quá trình làm việc dự án. Quá trình lập kế hoạch đòi hỏi Quản lý phải xác định thứ tự ưu tiên các tác vụ & thời hạn hoàn thành. một vài hoạt động cơ bản:
- Phân tích vấn đề
- Phân bổ ngân sách
- Xử lý dữ liệu
- Dự đoán dữ liệu
- Ra quyết định
- Thiết kế
- Thu thập thông tin…
3. Kỹ năng tổ chức nhóm:
Trong một nhóm được tổ chức chặt chẽ, mỗi thành viên có nhiệm vụ khác nhau kèm theo các vai trò nhất định. Quản lý cần sở hữu bộ kỹ năng tổ chức nhóm để phân quyền, chỉ thị, tiếp xúc một cách rành mạch với đúng người & thời điểm. Một số hoạt động căn bản như:
- Lắng nghe chủ động
- Phối hợp với đồng đội
- Tiếp cận hiệu quả
- Tự tin
- Phân quyền
- Lãnh đạo đội nhóm
- Quản trị mâu thuẫn
- Lan truyền năng lượng tích cực
- Làm nhiều tác vụ cùng lúc…
Phương pháp 5W 1H 2C 5M trong lên kế hoạch, tổ chức công việc
Trong nhiều tổ chức, phương pháp 5W 1H 2C 5M được xem là xương sống cơ bản để xây dựng mục đích. Bên cạnh kỹ năng tạo dựng kế hoạch & tổ chức công việc, bạn cần Kết hợp với một phương thức đúng đắn. Áp dụng phương pháp này, nhân sự cấp cao sẽ xác định được hành động nhất định cần làm trong chiến lược. Các bước thực hiện như sau:
- Xác định mục tiêu, yêu cầu công việc (Why): Tìm hiểu vì sao phải thực hiện công vấn đề này và có ý nghĩa như nào cho doanh nghiệp.
- Xác định nội dung công việc (What): Vạch ra các công việc cụ thể cần làm để đạt mục tiêu.
- Xác định (Where, When, Who): Ở bước này các hoạt động xảy ra một cách chi tiết hơn. Nhà quản trị sẽ cài đặt công việc được thực hiện ở đâu? Khi nào? Ai là người chịu trách nhiệm?…
- Xác định cách thức thực hiện (How): Đây chính là giai đoạn chiến lược làm cho rõ hơn thông qua việc đưa rõ ra các chuẩn mực làm việc, các tài liệu liên quan hoặc cách thức vận hành.
- Xác định phương pháp làm chủ và kiểm tra (Control, Check): Bất cứ hoạt động nào cũng cần thực hiện bước này. Nhờ kiểm tra mà mục đích được đo lường hiệu quả.
- Xác định các nguồn lực thực hiện (Man, Money, Material, Machine và Method): Phân loại rõ các nguồn tiềm lực cụ thể để xây dựng mục tiêu tương thích với năng lực.
Phương pháp 5W 1H 2C 5M trong xây dựng kế hoạch
Kết
Trên đây là tất cả những thông tin chi tiết về kỹ năng tổ chức công việc hiệu quả. Mong rằng bài viết đã giúp cho bạn hiểu thêm về phương pháp tạo dựng kế hoạch cũng giống như cách thức tổ chức công việc.
>>> Xem thêm: Cải thiện kỹ năng tổ chức công việc một cách hiệu quả
Nhật Minh – Tổng hợp và bổ sung
Nguồn: fastdo.vn, vmptraining.com, unitrain.edu.vn
