Hướng dẫn lập kế hoạch là một trong những keyword được search nhiều nhất trên Google về chủ đề hướng dẫn lập kế hoạch. Trong bài viết này, hoclamgiau.vn sẽ viết bài viết Tổng hợp hướng dẫn lập kế hoạch hiệu quả nhất 2020.
Tổng hợp hướng dẫn lập kế hoạch hiệu quả nhất 2020
Lập plan công việc hay hoạch định công việc là một công cuộc ấn định những mục tiêu và định hình biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục đích đó. tài liệu lập kế hoạch công việc của các nhà thống trị cấp trung và cấp cao. Rất cần thiết trong việc định dạng công việc và kinh doanh của doanh nghiệp.
1. khái niệm hoạch định công việc
Hoạch định là một quá trình ấn định những mục đích và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu đó.
Nó liên hệ với những phương tiện cũng giống như với những mục tiêu. all những người thống trị đều sử dụng công việc hoạch định.
2. Ý nghĩa của việt hoạch định
– tư duy có nền móng để tiên liệu các tình huống quản lý
– kết hợp mọi gốc lực của đơn vị hữu hiệu hơn.
– tập kết vào các mục tiêu và chính sách của tổ chức.
– Nắm vững các Nhiệm vụ cơ bản của đơn vị để phối hợp với các thống trị viên khác.
– chuẩn bị ứng phó và sơ sài với những thay đổi của hoàn cảnh bên ngoài
– phát triển hữu hiệu các tiêu hợp lý rà soát.
3. làm thế nào định hình công việc?
Khi bắt đầu một công việc mới, làm sao để để triển khai công việc đó hoàn hảo?
Nếu bạn k có bí quyết để xác định đa số các nguyên nhân, bạn đủ nội lực bỏ sót nhiều nội dung công việc. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định công việc
phương thức dựng lại content CÔNG VIỆC (5W H 2C 5M)
– dựng lại mục đích, yêu cầu công việc 1W (why)
– xác định content công việc 1W (what)
– dựng lại 3W: where, when, who
– xác định bí quyết thực hiện 1H (how)
– dựng lại phương thức làm chủ – 1C (control)
– định hình phương pháp test – 1C (check)
– xác định nguồn lực thực hiện 5M
3.1 dựng lại mục đích yêu cầu (Why)
Khi phải làm một công việc, điều trước hết mà bạn phải để ý là:
– tại sao bạn phải sử dụng công việc này?
– Nó có ý nghĩa ntn với tổ chức, bộ phận của bạn?
– Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một công việc thì điều trước nhất bạn nên xem xét đó chính là why với content như trên.
xác định được yêu cầu, mục đích giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục đích và phân tích hiệu quả cuối cùng.
3.2 định hình nội dung công việc (What?)
1W = what? nội dung công việc đó là gi?
Hãy chỉ ra các bước để thực hiện công việc được giao.
Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.
3.3 định hình 3W
Where: ở bất cứ đâu, đủ nội lực bao gồm các câu hỏi sau:
– Công việc đó thực ngày nay đâu?
– Giao hàng tại địa điểm nào?
– rà soát tại bộ phận nào?
– Testing những giai đoạn nào?…
When: Công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…
– Để định hình được thời hạn phải làm công việc, bạn cần định hình được mức độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng công việc.
– Có 4 loại công việc không giống nhau:
+ Công việc cần thiết và khẩn cấp,
+ Công việc k quan trọng nhưng khẩn cấp,
+ Công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp,
+ Công việc không cần thiết và không khẩn cấp.
Bạn phải thực hiện công việc cần thiết và khẩn cấp trước.
Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:
– Ai sử dụng việc đó
– Ai kiểm tra
– Ai hỗ trợ.
– Ai chịu trách nhiệm…
3.4 xác định công thức 1h
H là how, nghĩa là giống như thế nào? Nó bao gồm các nội dung:
– tài liệu tut thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?
– Tiêu hợp lý là gì?
– Nếu có máy móc thì cách thức vận hành như thế nào?
3.5 xác định cách thức làm chủ (Control)
phương thức làm chủ sẽ liên quan đến:
– Công việc đó có đặc tính gì?
– làm sao để đo lường đặc tính đó?
– Đo lường bằng dụng cụ, máy móc như thế nào?
– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm làm chủ trọng yếu
(Xem chi tiết qua tài liệu về MBP – mẹo quản lý theo quá trình)
3.6 xác định cách thức rà soát (check)
phương thức test liên quan đến các content sau:
– Có những bước công việc nào cần phải tra cứu. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần tỉ lệ tương tự các bước phải rà soát.
– Tần suất rà soát như thế nào? Việc check đó thực hiện 1 lần hay liên tục (nếu vậy thì bao lâu một lần?).
– Ai tiến hành kiểm tra?
– Những điểm check nào là trọng yếu?
– Trong DN k thể có đa số các gốc lực để tiến hành test hết tất cả các công đoạn, thành ra chúng ta chỉ tiến hành check những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).
– Điểm rà soát trọng yếu tuân theo quy tắc Pareto (20/80), tức là những điểm tra cứu này chỉ chiếm 20 tỷ lệ tỉ lệ nhưng chiếm đến 80 phần trăm khối lượng sai sót.
3.7 xác định gốc lực (5M)
Nhiều plan thường chỉ tập trung đến công việc mà lại k quan tâm đến các nguồn lực, mà chỉ có nguồn lực mới đảm bảo cho plan được thích hợp.
gốc lực gồm có các yếu tố:
– Man = nguồn nhân lực.
– Money = tiền bạc.
– Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.
– Machine = máy móc/công nghệ.
– Method = phương thức làm việc.
a. Man, gồm có các nội dung:
– Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, kinh nghiệm, skill, phẩm chất, tính mẹo phù hợp?
– Ai hỗ trợ?
– Ai kiểm tra?
– Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có đủ gốc lực con người để hỗ trợ không?
b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, gồm có các yếu tố:
– dựng lại tiêu hợp lý NVL.
– Tiêu phù hợp nhà cung ứng.
– định hình phương thức giao hàng
– Thời hạn giao hàng.
4. Phân loại
– Hoạch định chiến lược.
– Hoạch định tác nghiệp.
– Hoạch định dự án.
– mục tiêu.
– Hoạch định năm.
– Hoạch định tháng.
– Hoạch định tuần.
4.1 Hoạch định plan
Đặc điểm
– Thời hạn: vài năm
– Khuôn khổ: rộng
– Mục tiêu: ít chi tiết
tiến trình cơ bản của hoạch định kế hoạch
– Nhận thức được cơ hội
– dựng lại các mục đích
– tăng trưởng các tiền đề
– định hình các phương án chọn
– nghiên cứu các phương án.
– chọn phương án
– Hoạch định các kế hoạch phụ trợ
– Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ
Đầu ra của hoạch định chiến lược:
– Một bản kế hoạch kinh doanh
– plan phát triển doanh nghiệp.
4.2 Hoạch định tác nghiệp
Đặc điểm
– Thời hạn: ngày, tuần, tháng
– Khuôn khổ: hẹp
– Mục tiêu: chi tiết định hình
Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:
– nền tảng tài liệu hoạt động của tổ chức như:
– Các loại sổ tay, cẩm nang.
– Quy trình hoạt động
– Các quy định
– tut công việc
– Các biểu mẫu
– Các kế hoạch thực hiện mục tiêu, dự án ngắn hạn.
4.3 Hoạch định dự án
– dựng lại các yêu cầu của dự án.
– định hình các quy trình cơ bản.
– xác định gốc lực cung cấp cho dự án.
– xây dựng plan thực hiện dự án theo sơ đồ gantt
4.4 Mục tiêu:
(Phần này, bạn xem qua theo skill cai quản theo mục tiêu)
– Phân loại mục tiêu
– Điều kiện của mục tiêu
– Lập kế hoạch thực hiện mục tiêu:
4.4.1 Phân loại mục tiêu
– mục tiêu cấp doanh nghiệp, bộ phận, một mình
– Theo Peter Drucker, mục đích của công ty xếp từ ngắn hạn đến lâu dài giống như sau:
+ Tồn tại và tăng trưởng.
+ lợi nhuận
+ Phân bổ các nguồn lực và nguy cơ
+ Năng suất
+ Vi thế cạnh tranh
+ phát triển nguồn lực
+ tăng trưởng công nghệ
+ Trách nhịêm thế giới.
4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:
Điều kiện của mục tiêu phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART
– Specific – cụ thể, easy hiểu
– Measurable – đo lường được
– Achievable – vừa sức.
– Realistics – thực tế.
– Timebound – có thời hạn.
a/Specific – cụ thể, dễ hiểu
– chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định hình cho các hoạt động trong tương lai.
– Đừng nói mục tiêu của bạn là dẫn đầu phân khúc trong khi đối thủ đã chiếm 40 tỷ lệ thị phần.
– Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu tỷ lệ nữa.
b/Measurable – đo lường được
– chỉ tiêu này mà không đo lường được thì không biết có đạt được hay không?
– Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên trả lời thư ngay trong ngày nhận được.
c/Achievable – vừa sức.
– chỉ tiêu cần có tính thách thức để chăm chỉ, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại k thể đạt nổi.
– Nếu bạn không có giọng ca trời phú thì đừng đặt chỉ tiêu trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg có thể vừa sức hơn.
d/Realistics – thực tế.
– Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa mức độ thực hiện so vối nguồn lực của công ty bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).
– Đừng đặt kpi giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, giống như vậy là không thực tiễn.
e/Timebound – có thời hạn.
– Mọi công việc cần có thời hạn hoàn thiện, nếu k nó sẽ bị trì hoãn.
– Thời gian chuẩn giúp bạn vừa đạt được mục đích lại vừa dưỡng sức cho các mục tiêu khác.
4.4.3 kế hoạch thực hiện mục tiêu (gantt)
đủ nội lực dùng các biểu đồ tiến độ để lập plan
Một trong những công cụ rất kết quả là phần mềm Microsoft project.
4.5 Hoạch định plan năm
gốc thông tin từ để lập plan năm bao gồm:
– Từ plan của doanh nghiệp.
– Từ các dự án tham gia
– Từ mục đích của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.
– Từ các Nhiệm vụ theo chức năng nghĩa vụ bộ phận.
content của kế hoạch công tác năm:
– nội dung các mục đích công việc.
– Thời gian thực hiện.
– cấp độ quan trọng của các công viêc (để giúp bộ phận đủ sức đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).
4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:
nguồn thông tin lập plan tháng
– Các công việc trong kế hoạch năm.
– Các công việc tháng trước còn tồn tại.
– Các công việc mới phát sinh do công ty giao.
nội dung kế hoạch tháng
– Các công việc cần thiết trong tháng
– Phần các công việc cụ thể gồm: content công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.
– Các công việc chưa dựng lại được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau).
4.7 Hoạch định kế hoạch tuần
gốc thông tin để lập kế hoạch tuần:
– Các công việc trong plan tháng.
– Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong
– Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm.
nội dung BẢN plan TUẦN
– Các công việc quan trọng trong tuần
– Phần các công việc cụ thể gồm: content công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).
– Các công việc chưa định hình được lịch (nhưng phải sử dụng trong tuần hoặc sử dụng trong tuần sau).
nguồn: bssc.vn